Perancangan Sistem Informasi Prosedur Surat Masuk Dan Keluar PT Jasamarga (Persero) Tbk Jakarta

  • Endah Wiji Lestari Rekayasa Perangkat Lunak; Universitas Bina Sarana Informatika
  • Dahlia Dahlia Sistem Informasi; Universitas Bina Sarana Informatika
  • Devi Pebriana Alawiyah Sistem Informasi; Universitas Bina Sarana Informatika

Abstract

Abstrak: Kegiatan surat menyurat ialah kegiatan operasional yang biasa dilakukan setiap orang dalam suatu organisasi atau perusahaan. Pada PT Jasa Marga (Persero) Tbk prosedur pengolahan surat masuk dan keluar saat ini dilakukan secara konvesional baik dalam pembuatan, proses mengelompokan arsip hingga mencari surat. Dalam prosesnya masih ditemui kendala-kendala pada surat itu sendiri ataupun sumber daya manusia yang terlibat didalamnya. Untuk mengatasi masalah yang terjadi pada proses pengolahan surat, maka perusahaan memerlukan sistem yang dapat membantu karyawan dalam proses pengolahannya. Pengelolaan surat yang baik dan terstuktur rapi akan lebih efektif dan efisien untuk proses arsip dan disposisi surat, kurangnya penggunaan media kertas dapat meminimalisir tingkat kesalahan di pencatatan surat, dan mempercepat proses pencarian surat. Sistem pengelolaan surat pada PT Jasa Marga (Persero) Tbk menggunakan metode waterfall yang meliputi proses analisa kebutuhan, desain, pembuatan kode program serta pengujian. Metode perancangan sistem yang dipakai ialah unified modelling language terdiri dari rancangan diagram usecase, diagram aktifitas serta pembuatan diagram relasi. Penelitian ini bertujuan membantu karyawan yang terlibat dalam proses surat masuk dan keluar sehingga proses pengarsipan, disposisi, pencatatan hingga pencarian surat yang dibutuhkan lebih cepat dan akurat.
 
Kata kunci: metode waterfall, prosedur surat masuk, sistem informasi, surat keluar, Unified Modelling Language
 
Abstract:  Correspondence activities are operational activities that are usually carried out by everyone in an organization or company. At PT Jasa Marga (Persero) Tbk, the procedure for processing incoming and outgoing mail is currently carried out conventionally both in the manufacture, the process of grouping archives to finding letters. In the process, there are still obstacles in the letter itself or the human resources involved in it. To overcome problems that occur in the mail processing process, the company needs a system that can help employees in the processing process. Good and neatly structured letter management will be more effective and efficient for the archive and letter disposition process, the lack of use of paper media can minimize the error rate in recording letters, and speed up the letter search process. The mail management system at PT Jasa Marga (Persero) Tbk uses the waterfall method which includes the process of needs analysis, design, program code creation and testing. The system design method used is a unified modeling language consisting of use case diagrams, activity diagrams and relationship diagrams. This study aims to help employees who are involved in the process of incoming and outgoing letters so that the filing, disposition, recording and searching process for the required letters is faster and more accurate.
 
Keywords: maximum 5 keywords from paper

References

[1] E. Y. Anggraeni and R. Irviani, Pengantar Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset, 2017.
[2] S. Hidayat and U. Jumiatin, “Prosedur Pengelolaan Surat Untuk Memperlancar Proses Penyampaian Informasi Pada Kantor Kecamatan Pamulang,” J. Sekr., vol. 3, no. 1, p. 90, 2016.
[3] M. Dedi Irawan and S. A. Simargolang, “Implementasi E-Arsip Pada Program Studi Teknik Informatika,” J. Teknol. Inf., vol. 2, no. 1, 2018.
[4] D. L. Rahmah, “Perancangan Aplikasi Sisitem Perpustakaan Berbasis Web Pada PT. Dwi Pilar Pratama,” Fakt. Exacta, vol. 3, pp. 282–292, 2014.
[5] J. A. Prawono and A. R. Pamungkas, “Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar di STMIK AUB Surakarta,” Informatika, vol. 2, no. 1, pp. 26–33, 2015.
[6] F. Masykur, I. Makruf, and P. Atmaja, “Sistem Administrasi Pengelolaan Arsip Surat Masuk Dan Surat Keluar Berbasis Web,” Indonesian Journal on Networking and Security, vol. 4, no. 3, pp. 1–7, 2015.
[7] S. Rosa, Rekayasa Perangkat Lunak. Bandung: Informatika, 2013.
[8] E. W. Lestari and N. Yani, “Perancangan Pembelajaran Daring SMK PGRI 1 Jakarta,” Jurnal Komputer dan Informatika, vol. 21, no. 1, pp. 9–16, 2019.
[9] E. W. Lestari, F. Ramdani, R, “Sistem Informasi Pelayanan Jasa Cuci Kendaraan Bermotor Berbasis Web,” Insan Pembangunan Sistem Informasi, vol. 8, no. 1, 2020.
[10] R. Susanti, S., Junianto, E., & Rachman, “Implementasi Framework Laravel Pada Aplikasi Pengolah Nilai Akademik Berbasis Web,” J. Inform. UBSI, vol. 4, no. 1, pp. 108–117, 2017.
[11] M. Charis, “Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk Dan Keluar Dengan Visual Foxpro 8.0,” J. Tek. Unisfat, vol. 5, pp. 22–30, 2009.
[12] I. K. Dewi, “Pengelolaan Administrasi Surat Masuk dan Keluar Unit Kerja BAAK Berbasis Web,” J. Sist. Inf. dan Manaj., vol. 7, pp. 55–64, 2019.
[13] S. Mardiyati, “Sistem Pengelolahan Data Surat Masuk Dan Surat Keluar Kelurahan Curug,” J. Inov. Inform. Univ. Pradita, vol. V, no. 58, pp. 11–23, 2020.
[14] R. Wahyuni and Y. Irawan, “Aplikasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Web pada SMP Negeri 32 Pekanbaru,” J. Teknol. Sist. Inf. dan Apl., vol. 3, no. 4, pp. 252–264, 2020.
Published
2021-12-14
How to Cite
LESTARI, Endah Wiji; DAHLIA, Dahlia; ALAWIYAH, Devi Pebriana. Perancangan Sistem Informasi Prosedur Surat Masuk Dan Keluar PT Jasamarga (Persero) Tbk Jakarta. BINA INSANI ICT JOURNAL, [S.l.], v. 8, n. 2, p. 187-196, dec. 2021. ISSN 2527-9777. Available at: <https://ejournal-binainsani.ac.id/index.php/BIICT/article/view/1600>. Date accessed: 05 july 2022. doi: https://doi.org/10.51211/biict.v8i2.1600.