Perancangan dan Pembangunan Sistem Informasi Persuratan Berbasis Microsoft Access pada Perum Bulog Regional Jambi

Abstract

Saat ini teknologi informasi berkembang pesat dan mendukung digitalisasi tata kelola administrasi organisasi, termasuk pengelolaan surat. Permasalahan di Perum Bulog Regional Jambi Divisi Bisnis adalah pengelolaan surat masuk, surat keluar, dan disposisi masih dicatat manual di buku agenda. Hal ini menyebabkan pengulangan pencatatan data, waktu pencarian lama, dan risiko kehilangan file. Tujuan penelitian ini adalah membangun sistem informasi pengelolaan surat berbasis Microsoft Access untuk membantu pengelolaan surat yang lebih efektif, efisien, dan sistematis. Penelitian menggunakan model waterfall yang terdiri dari tahapan analisis kebutuhan, perancangan, implementasi, pengujian, hingga pemeliharaan. Metode pengumpulan data dilakukan melalui wawancara dan observasi di Perum Bulog Divisi Bisnis Regional Jambi. Diagram use case digunakan untuk mendeskripsikan aktivitas pengguna. Implementasi sistem menggunakan Microsoft Access, meliputi tabel untuk penyimpanan data, form sebagai antarmuka input, query untuk pengolahan data, dan reports untuk pelaporan. Sistem yang dihasilkan memiliki fitur login, navigation form, laporan surat masuk, surat keluar, disposisi, dan pencarian surat. Hasil dari pengujian Black Box 100% menunjukkan semua fitur berfungsi dengan baik. Hasil wawancara menunjukkan sistem memiliki tampilan jelas, mudah dimengerti, memperlancar penginputan data, dan laporan sesuai kebutuhan. Hasil pengujian menunjukkan bahwa sistem yang dikembangkan berfungsi dengan baik dan mampu   mengatasi masalah pencatatan manual.  Sistem ini membantu Perum Bulog dalam mengoptimalkan proses administrasi persuratan melalui digitalisasi dan berkontribusi pada peningkatan efisiensi operasional.