Sistem Informasi Pengarsipan Surat Kantor Desa Berbasis Web

Abstract

Abstrak: Pengelolaan arsip surat pada kantor desa belum sepenuhnya sesuai prosedur dan belum terstruktur. Selain itu, proses penerimaan hingga penyimpanan surat masih dilakukan secara manual. Dalam penyimpanan surat masuk maupun surat keluar masih berbentuk hard copy kemudian surat disimpan pada rak arsip. Untuk pencatatan surat dilakukan pada buku agenda. Selain itu untuk melakukan pencarian arsip surat membutuhkan waktu yang lama karena harus membuka terlebih dahulu kumpulan arsip satu per satu, sehingga ini kurang efisien. Dengan adanya sistem informasi pengelolaan arsip surat berbasis web ini diharapkan dapat mempermudah pegawai pada kantor desa dalam mengelola surat secara terstruktur dan terkomputerisasi. Dalam pembuatan sistem ini menggunakan metode waterfall dimana dalam pengerjaan setiap fasenya harus dikerjakan terlebih dahulu sebelum melanjutkan ke fase berikutnya. Dengan menggunakan website ini maka pegawai dapat melakukan proses pengelolaan agenda surat masuk, agenda surat keluar, disposisi surat, pengarsipan surat masuk dan surat keluar serta pengelolaan laporan arsip surat masuk dan surat keluar secara berkala. Kata kunci: sistem informasi, pengelolaan arsip surat, web Abstract: The management of mail archives at village office has not been fully compliant with procedures and has not been structured. In addition, the process of receiving and storing mail is still done manually. In the storage of incoming and outgoing mail is still in the form of hard copy and then the letter is stored on the archive shelf. For the recording of letters is carried out in the agenda book. In addition, to perform a mail archive search takes a long time because it has to open the archive sets one by one, so this is less efficient. With this web-based mail archive management information system, it is expected to facilitate employees in village office in managing letters in a structured and computerized manner. In the manufacture of this system using waterfall method where in the process of each phase must be done first before proceeding to the next phase. By using this website, employees can manage the agenda of incoming mail, outgoing mail agenda, letter disposition, archiving incoming and outgoing mail and management of incoming and outgoing mail archive reports periodically. Keywords: information system, mail archive management, web